Padronizar processos dentro da empresa é muito importante para que mudanças de equipes não prejudiquem o andamento do negócio. Para isso surgiu o POP, um documento elaborado para explicar aos colaboradores como devem fazer cada uma das atividades exercidas pela empresa.
De nome Procedimento Operacional Padrão, este é um documento que realmente detalha o que o profissional precisa saber para executar determinada atividade. Dessa forma, na falta do responsável, outra pessoa saberá executá-la e não haverá prejuízos para a empresa.
Acompanhe o artigo abaixo para entender mais como ele ajuda no funcionamento eficaz da empresa.
O que é POP?
O POP é um documento que reúne instruções para execução de tarefas visando padroniza-las de forma que qualquer pessoa consiga executá-las. A utilização deste documento na empresa influencia nos seus resultados uma vez que, na falta de alguém, mesmo que seja muito importante, é possível completar a sua atividade.
Além disso, o documento permite a execução do que quer que seja na empresa de forma segura e eficaz. E ao contrário do que o nome possa sugerir, o POP é um documento com utilização em diversas áreas da empresa, como a administrativa, financeira e outras.
Qual a importância dele na operação?
O POP é muito importante para a empresa porque ela estabelece uma forma de funcionamento que gera sucesso para o negócio e padroniza. Ou seja, mudá-la, fará com que aconteça uma reação em cadeia e muitas coisas podem dar errado na empresa.
E, ao ter tudo documentado, é possível perceber o que foi que saiu do padrão e consertá-lo. Além disso, é possível alcançar os resultados de forma mais eficiente, uma vez que o POP possibilita a consulta para tirar dúvidas quanto à execução de operações, minimizando as falhas.
Quais são os tipos de POP?
O POP é um documento que deve ser redigido conforme os padrões da empresa e da forma que melhor se adequar ao negócio. E não existe apenas um meio de estabelecer as normas operacionais que o comporão. Entretanto, existem aqueles que são mais comuns. Conheça mais sobre eles, abaixo.
Checklist
O Checklist é uma forma simplificada de dispor das informações e relacionar tudo aquilo que é importante e não deve faltar na execução de determinada tarefa. Ele é feito através da descrição de item por item, pontuando para o funcionário o que ele deve fazer primeiro, depois e quais os cuidados deve tomar ao fazê-lo.
Assim, é possível acompanhar a lista de forma fácil e sem complicações, obtendo o resultado esperado apenas oferecendo ao funcionário acesso ao documento.
Fluxograma
O fluxograma é um modelo que utiliza símbolos para representar a ordem na qual se deve realizar cada parte da tarefa. Ele utiliza, por exemplo, de formas geométricas, simétricas ou não e de sinalizações como setas. Esta também é uma forma simples de criação de um POP e que permite o fácil entendimento por qualquer funcionário da empresa.
Quais são as vantagens do POP?
O documento apresenta muitas vantagens para a empresa, uma vez que otimiza a realização dos processos e torna-os mais simples de serem feitos. Além disso, através deles a comunicação é melhorada, o que reduz o risco de acidentes ou má execução de algo.
Outra grande vantagem é que ele facilita a execução de velhas tarefas por novos colaboradores. Isso porque eles terão à mão o passo-a-passo para obter sucesso na execução de suas funções, o que também aumenta a qualidade do que for feito.
Essas vantagens são altas para o negócio, uma vez que proporcionam seu melhor desempenho e maior economia, inclusive com treinamentos.
Como elaborar um POP?
Para começar a elaborar um POP, defina qual será a finalidade do documento e o que não pode faltar nele. Em seguida, estabeleça qual dos modelos será utilizado. Pode ser algum dos que foram mencionados acima, ou outro que mais convier à sua empresa.
Depois, estabeleça qual a ordem de procedimentos que deverá ser seguida. Pode-se colocar as atividades principais em destaque, seguidas por aquelas menores que servem para chegar até a conclusão delas.
O trabalho pode ser feito tanto por apenas uma pessoa, como por uma equipe, para que fique mais completo. E o ideal é utilizar uma linguagem simples e que não gere dúvidas com relação à interpretação, lembrando sempre que o documento deve ser entendido por quem quer que precise lê-lo.
Qual a importância de ter uma consultoria para realizar o POP?
A elaboração do POP através de consultoria feita por uma empresa especializada é a forma ideal de registrar todas as informações do seu negócio. Isso porque através de pesquisas profundas, bem como avaliação de desempenho do modelo da empresa, especialistas conseguem determinar a melhor forma de execução das tarefas e prever eventuais problemas, para preveni-los. Sempre visando o maior desempenho da empresa e o sucesso do negócio.
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